== Einstieg und Vorstellung ==<\/p>\n\n\n\n
A. (BuFaK Rat) bittet um eine kleine Vorstellungsrunde bei der jeder seine Beweggr\u00fcnde f\u00fcr den Workshop nennt. Die Delegation der Uni Paderborn w\u00fcrde gerne demn\u00e4chst mal die neue BuFaK organisieren. Die Uni Oldenburg richtet die n\u00e4chste BuFaK aus. Die Uni Leipzig m\u00f6chte das n\u00e4chste Jahr die BuFaK organisieren<\/p>\n\n\n\n
== Was steckt hinter einer BuFaK==<\/p>\n\n\n\n
Beispiel der Pr\u00e4senz BuFaK anhand des aktuellen Zeitplans der Uni G\u00f6ttingen.<\/p>\n\n\n\n
Klare Strukturen und sich wiederholende R\u00e4umlichkeiten vereinfachen die Organisationen, da sich BuFaKis erfahrungsgem\u00e4\u00df die Laufwege nicht immer merken.<\/p>\n\n\n\n
===Anreise-Tipps===<\/p>\n\n\n\n
* Wichtiger Hinweis: Immer so planen, dass auch die Fachschaft mit der weitesten Anreise p\u00fcnktlich ankommt. Insbesondere beim Abschlussplenum muss auf den Abreiseslot geachtet werden, damit die Teilnehmenden rechtzeitig nach Hause kommen und das Plenum mitnehmen. Beispiele f\u00fcr weite Anreisen sind Kiel, Stralsund, Dresden, Trier, Aachen oder Konstanz .<\/p>\n\n\n\n
* Auch der Anmeldeslot sollte mindestens von 09 bis 13 Uhr geplant sein, wenn das Plenum um 12 Uhr beginnt.<\/p>\n\n\n\n
* Der Hotel-Check-In sollte am Anreisetag l\u00e4nger geplant werden. Es hat sich etabliert, dass die Gep\u00e4ckst\u00fccke schon f\u00fcr die Teilnehmenden gesammelt und auf die Z. gebracht werden.<\/p>\n\n\n\n
** Gerade bei der Unterkunft ist eine enge Absprache wichtig.<\/p>\n\n\n\n
* Tipp: Angebot um Wartezeiten zu vermeiden, zum Beispiel \u00fcber die Stadtf\u00fchrung.<\/p>\n\n\n\n
===Essenszeiten===<\/p>\n\n\n\n
Weiterhin sollte beim Ablaufplan auf die Essenszeiten geachtet werden. Das Fr\u00fchst\u00fcck ist erfahrungsgem\u00e4\u00df am g\u00fcnstigsten selbst anzubieten. In Herbergen wird h\u00e4ufig ein Festbetrag gezahlt.<\/p>\n\n\n\n
Im besten Fall sollte zum Mittag eine Pause von 90 Minuten eingeplant werden. Das Abendessen kann k\u00fcrzer eingeplant werden.<\/p>\n\n\n\n
===Plenum und Workshop===<\/p>\n\n\n\n
Organisation muss die Entscheidung abw\u00e4gen, was sie als feste Termine setzen wollen. Wenn das Plenum zu Beginn des Tages stattfindet, kann es erfahrungsgem\u00e4\u00df vorkommen, dass pro Fachschaft nur eine Person erscheint.<\/p>\n\n\n\n
*Tipp: Auch am ersten Tag kann ein Workshop stattfinden.<\/p>\n\n\n\n
Wenn Workshops zu Beginn des Tages stattfinden, dann m\u00fcssen die Teilnehmenden morgens erscheinen.<\/p>\n\n\n\n
Barcamp Slots sollten besser nicht zum Ende des Tages stattfinden, da es sonst dazu kommen kann, dass Teilnehmer*innen vorab verlassen. <\/p>\n\n\n\n
=== Takeaways f\u00fcr den Zeitplan===<\/p>\n\n\n\n
* 12h inhaltliche Arbeit sind laut Grundordnung verpflichtend<\/p>\n\n\n\n
* Open Barcamps und Raumstunden<\/p>\n\n\n\n
* 24h Buffet<\/p>\n\n\n\n
* Fr\u00fchst\u00fcck, Mittag und Abendessen<\/p>\n\n\n\n
* Pausen vor dem Abendprogramm, insbesondere am ersten Tag<\/p>\n\n\n\n
* Abschlussplenum dauert l\u00e4nger als geplant – Puffer einplanen<\/p>\n\n\n\n
* Es kommen Fachschaften zu sp\u00e4t<\/p>\n\n\n\n
=== Das Abendprogramm===<\/p>\n\n\n\n
Das Abendprogramm geh\u00f6rt nicht zum offiziellen BMBF Programm, sondern ist nur ein freiwilliges Zusatzangebot.<\/p>\n\n\n\n
Die Abendpauschale, die als freiwillige Abgabe besteht, sollte nicht dazu da sein das Tagesprogramm zu finanzieren.<\/p>\n\n\n\n
Bew\u00e4hrt haben sich bisher Mottopartys und exklusive Locations, auch Gruppenphasen zum Kennenlernen sind sinnvolle<\/p>\n\n\n\n
Auch ein Pausentag bzw. ruhigerer Abend ist sinnvolle<\/p>\n\n\n\n
Insbesondere wenn die Wege kurz sind kommen mehr Teilnehmende zu den Partys. Die Konferenzen sind dahingehend ziemlich stark von den Rahmenbedingungen vor Ort abh\u00e4ngig.<\/p>\n\n\n\n
== Involvierte Gruppen==<\/p>\n\n\n\n
*Teilnehmende: Aus jeder Fachschaft kommen in der Regeln 2 bis 3 Personen. Hierf\u00fcr ist eine Teilnehmendenbetreuung wichtig.<\/p>\n\n\n\n
*Referent*innen: Insbesondere Workshops und Sponsoring fallen in diese Gruppe.<\/p>\n\n\n\n
*Alumni: Wer Alumnistatus hat wird per Ordnung festgehalten<\/p>\n\n\n\n
*Rat und Verein: ca. 15 -25 Personen, kann auch gerne mal extern untergebracht werden.<\/p>\n\n\n\n
== Bestehende Strukturen==<\/p>\n\n\n\n
Die BMBF Antr\u00e4ge m\u00fcssen immer zum 01.04. eingereicht werden. Bei solchen Fragen und Schwierigkeiten sind ehemalige Ausrichter gute Ansprechpartner.<\/p>\n\n\n\n
Der Verein hilft bei finanziellen Notf\u00e4llen. Als Notfalll\u00f6sung k\u00f6nnen zum Beispiel einzelne Rechnungen \u00fcbernommen werden. Der Rat steht aber nicht f\u00fcr die BMBF F\u00f6rderung ein wenn dort Schwierigkeiten entstehen.<\/p>\n\n\n\n
Der Rat hilft bei weiteren Strukturen wie zum Beispiel Social Media und Konfetti.<\/p>\n\n\n\n
==Rechte und Pflichten einer ausrichtenden Fachschaft==<\/p>\n\n\n\n
* Inhaltliches Programm von Workshops, Barcamps und Vortr\u00e4gen (abseits der Plena)<\/p>\n\n\n\n
** Es wird empfohlen, sich vorab Gedanken \u00fcber die thematische Grundlagen zu machen. *** Daf\u00fcr k\u00f6nnten zum Beispiel Thementage festgelegt werden. Bei der Erstellung wird empfohlen auch direkt auf die Sprecher*innen zuzugehen. Es wird das Beispiel mit Gro\u00dfgruppenspielen und LE P. genannt.<\/p>\n\n\n\n
* Teilnehmendenbetreuung<\/p>\n\n\n\n
** Daf\u00fcr sind mindestens zwei Personen notwendig, da die Betreuung 24 Stunden erreichbar sein sollte.<\/p>\n\n\n\n
* Finanz-Ressort<\/p>\n\n\n\n
** Abrechnung mit den teilnehmenden Fachschaften und dem Verein.<\/p>\n\n\n\n
** Abrechnung sollte im besten Fall vor der Ausrichtung passieren, damit die Teilnehmenden eine Bringschuld haben.<\/p>\n\n\n\n
** Es wird der Hinweis gegeben, dass die \u00dcberweisungen auch falsch ankommen k\u00f6nnen. ** Auch die Abrechnung mit dem BMBF muss \u00fcber das Finanz Resort abgewickelt werden.<\/p>\n\n\n\n
** Finanz-Ressort hat auch nach der Konferenz noch am meisten Aufgaben zu erledigen. Dabei geht es auch um das Schreiben von Mahnungen usw.<\/p>\n\n\n\n
* Rahmenprogramm<\/p>\n\n\n\n
** Insbesondere Personen zust\u00e4ndig f\u00fcr die Sp\u00e4tschicht sollte nicht morgens fr\u00fch wieder anfangen m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n
** Hinweis, dass auch eine Helfendenbetreuung sinnvoll ist. Es werden oft meistens mehr als 20 Personen ben\u00f6tigt um die BuFaK zu organisieren.<\/p>\n\n\n\n
==Grundordnung==<\/p>\n\n\n\n
Es wird auf die Paragraphen der BUFAK Grundordnung verwiesen. Dabei wird genau auf die Strukturelemente eingegangen.<\/p>\n\n\n\n
* Tipp: wenn im Sommersemester m\u00f6gliche Feiertage wie Himmelfahrt eingeplant werden, k\u00f6nnen dadurch Schwierigkeiten f\u00fcr R\u00e4umlichkeiten vermieden werden.<\/p>\n\n\n\n
* Bei den verpflichtenden Beschreibungen sollte klar werden, was aus den Vortr\u00e4gen mitgenommen werden solle<\/p>\n\n\n\n
* F\u00fcr den Fall, dass nicht gen\u00fcgend Helfende vorhanden sind, k\u00f6nnen am ehesten in Barcamps auf die Protokolle verzichtet werden.<\/p>\n\n\n\n
* Es darf f\u00fcr eine Nicht-Teilnahme an Pflichtveranstaltung eine Strafe von 30\u20ac gestellt werden.<\/p>\n\n\n\n
== Diskussionsrunde==<\/p>\n\n\n\n
* Auch die ausrichtende Fachschaft entsendet Delegierte<\/p>\n\n\n\n
* Head Orga sollte eher als Springer eingesetzt werden, als fest in den Helfendenplan eingebunden zu werden<\/p>\n\n\n\n
* Teilnehmendenvereinbarung hilft um einen Rahmen abzustecken, zum Beispiel Konfetti Klausel<\/p>\n\n\n\n
* Meilensteinplan hilft in dem Planungsprozess, dabei sollte immer r\u00fcckw\u00e4rts gerechnet werden!<\/p>\n\n\n\n
=== Helfendeneinsatz===<\/p>\n\n\n\n
F\u00fcr das Fr\u00fchst\u00fcck sollten bis zu 10 Leute ab 7 Uhr eingeplant werden, wenn um 8 Uhr gefr\u00fchst\u00fcckt werden solle Es wird der Hinweis gegeben, eine \u201cBr\u00fche-Person\u201d anzusetzen. Wenn das Fr\u00fchst\u00fcck nur im Hotel angeboten wird, sollte das 24h Buffet sp\u00e4ter \u00f6ffnen um die Teilnehmenden zum Fr\u00fchst\u00fcck zu bringen.<\/p>\n\n\n\n
===L\u00e4nge von Workshops===<\/p>\n\n\n\n
Insbesondere wenn Externe Referent*innen anreisen, sollten zwei Stunden angesetzt werden, damit Zeit f\u00fcr Vorstellungsrunde und Fragen besteht.<\/p>\n\n\n\n
Je l\u00e4nger der Workshop, desto einfacher ist es f\u00fcr die Orga die R\u00e4ume zu buchen, insbesondere bei parallelen Lehrveranstaltungen. Allerdings kann es dadurch zu Leerl\u00e4ufen kommen.<\/p>\n\n\n\n
Input Slots, die nur zum referieren dienen k\u00f6nnen k\u00fcrzer gehen, da dort nur referiert wird. Die Workshops sollte immer auch Fortgeschrittenen-Themen anbieten, insbesondere f\u00fcr Personen, die schon l\u00e4nger in der Fachschaft arbeiten.<\/p>\n\n\n\n
===Besetzung von Ressorts===<\/p>\n\n\n\n
Ob eine Head-Orga sinnvoll ist, ist abh\u00e4ngig davon, wie die Fachschaft organisiert ist. Im Grundsatz ergibt sich irgendwann eine Head Orga, je fr\u00fcher man damit plant, desto einfacher ist die Umsetzung. Sonst sollten in den meistens Ressorts 2 Personen eingeplant sein, gerade dann wenn mehrere Orte betreut werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n
Dabei ist es f\u00fcr die Fachschaft sinnvoll sich auch an bestehenden Teams wie der O-Phase zu orientieren.<\/p>\n\n\n\n
=== Bewerbung f\u00fcr die BuFaK===<\/p>\n\n\n\n
Die Bewerbung l\u00e4uft \u00fcber einen Antrag. H\u00e4ufig wissen die Fachschaften schon vorab dass sie sich bewerben m\u00f6chten und k\u00f6nnen etwas vorbereiten um sich bei der Bewerbung zu pr\u00e4sentieren. Wenn sich mehrere Fachschaften bewerben, entscheidet die Mehrheit. Es kann sich f\u00fcr bis zu 3 Semester im Voraus beworben werden. In dem Fall, dass die Fachschaft die Konferenz nicht stemmen kann, ist die Betreuung als Hilfestellung vor Ort.<\/p>\n\n\n\n
*Keine BuFaK wird so, wie sie am ersten Tag geplant wurde!<\/p>\n\n\n\n
=== Anreisetag===<\/p>\n\n\n\n
Es kommt die Frage auf, ob die Anreise mit dem Hotel vorab geregelt werden kann, wenn das Hotel direkt am Bahnhof ist. Der Hinweis kommt auf, dass viele Hotels erst einen Check In ab 15 Uhr anbieten.<\/p>\n\n\n\n
== Abschlussevaluation==<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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