== Einstieg und Vorstellung ==
A. (BuFaK Rat) bittet um eine kleine Vorstellungsrunde bei der jeder seine Beweggründe für den Workshop nennt. Die Delegation der Uni Paderborn würde gerne demnächst mal die neue BuFaK organisieren. Die Uni Oldenburg richtet die nächste BuFaK aus. Die Uni Leipzig möchte das nächste Jahr die BuFaK organisieren
== Was steckt hinter einer BuFaK==
Beispiel der Präsenz BuFaK anhand des aktuellen Zeitplans der Uni Göttingen.
Klare Strukturen und sich wiederholende Räumlichkeiten vereinfachen die Organisationen, da sich BuFaKis erfahrungsgemäß die Laufwege nicht immer merken.
===Anreise-Tipps===
* Wichtiger Hinweis: Immer so planen, dass auch die Fachschaft mit der weitesten Anreise pünktlich ankommt. Insbesondere beim Abschlussplenum muss auf den Abreiseslot geachtet werden, damit die Teilnehmenden rechtzeitig nach Hause kommen und das Plenum mitnehmen. Beispiele für weite Anreisen sind Kiel, Stralsund, Dresden, Trier, Aachen oder Konstanz .
* Auch der Anmeldeslot sollte mindestens von 09 bis 13 Uhr geplant sein, wenn das Plenum um 12 Uhr beginnt.
* Der Hotel-Check-In sollte am Anreisetag länger geplant werden. Es hat sich etabliert, dass die Gepäckstücke schon für die Teilnehmenden gesammelt und auf die Z. gebracht werden.
** Gerade bei der Unterkunft ist eine enge Absprache wichtig.
* Tipp: Angebot um Wartezeiten zu vermeiden, zum Beispiel über die Stadtführung.
===Essenszeiten===
Weiterhin sollte beim Ablaufplan auf die Essenszeiten geachtet werden. Das Frühstück ist erfahrungsgemäß am günstigsten selbst anzubieten. In Herbergen wird häufig ein Festbetrag gezahlt.
Im besten Fall sollte zum Mittag eine Pause von 90 Minuten eingeplant werden. Das Abendessen kann kürzer eingeplant werden.
===Plenum und Workshop===
Organisation muss die Entscheidung abwägen, was sie als feste Termine setzen wollen. Wenn das Plenum zu Beginn des Tages stattfindet, kann es erfahrungsgemäß vorkommen, dass pro Fachschaft nur eine Person erscheint.
*Tipp: Auch am ersten Tag kann ein Workshop stattfinden.
Wenn Workshops zu Beginn des Tages stattfinden, dann müssen die Teilnehmenden morgens erscheinen.
Barcamp Slots sollten besser nicht zum Ende des Tages stattfinden, da es sonst dazu kommen kann, dass Teilnehmer*innen vorab verlassen.
=== Takeaways für den Zeitplan===
* 12h inhaltliche Arbeit sind laut Grundordnung verpflichtend
* Open Barcamps und Raumstunden
* 24h Buffet
* Frühstück, Mittag und Abendessen
* Pausen vor dem Abendprogramm, insbesondere am ersten Tag
* Abschlussplenum dauert länger als geplant – Puffer einplanen
* Es kommen Fachschaften zu spät
=== Das Abendprogramm===
Das Abendprogramm gehört nicht zum offiziellen BMBF Programm, sondern ist nur ein freiwilliges Zusatzangebot.
Die Abendpauschale, die als freiwillige Abgabe besteht, sollte nicht dazu da sein das Tagesprogramm zu finanzieren.
Bewährt haben sich bisher Mottopartys und exklusive Locations, auch Gruppenphasen zum Kennenlernen sind sinnvolle
Auch ein Pausentag bzw. ruhigerer Abend ist sinnvolle
Insbesondere wenn die Wege kurz sind kommen mehr Teilnehmende zu den Partys. Die Konferenzen sind dahingehend ziemlich stark von den Rahmenbedingungen vor Ort abhängig.
== Involvierte Gruppen==
*Teilnehmende: Aus jeder Fachschaft kommen in der Regeln 2 bis 3 Personen. Hierfür ist eine Teilnehmendenbetreuung wichtig.
*Referent*innen: Insbesondere Workshops und Sponsoring fallen in diese Gruppe.
*Alumni: Wer Alumnistatus hat wird per Ordnung festgehalten
*Rat und Verein: ca. 15 -25 Personen, kann auch gerne mal extern untergebracht werden.
== Bestehende Strukturen==
Die BMBF Anträge müssen immer zum 01.04. eingereicht werden. Bei solchen Fragen und Schwierigkeiten sind ehemalige Ausrichter gute Ansprechpartner.
Der Verein hilft bei finanziellen Notfällen. Als Notfalllösung können zum Beispiel einzelne Rechnungen übernommen werden. Der Rat steht aber nicht für die BMBF Förderung ein wenn dort Schwierigkeiten entstehen.
Der Rat hilft bei weiteren Strukturen wie zum Beispiel Social Media und Konfetti.
==Rechte und Pflichten einer ausrichtenden Fachschaft==
* Inhaltliches Programm von Workshops, Barcamps und Vorträgen (abseits der Plena)
** Es wird empfohlen, sich vorab Gedanken über die thematische Grundlagen zu machen. *** Dafür könnten zum Beispiel Thementage festgelegt werden. Bei der Erstellung wird empfohlen auch direkt auf die Sprecher*innen zuzugehen. Es wird das Beispiel mit Großgruppenspielen und LE P. genannt.
* Teilnehmendenbetreuung
** Dafür sind mindestens zwei Personen notwendig, da die Betreuung 24 Stunden erreichbar sein sollte.
* Finanz-Ressort
** Abrechnung mit den teilnehmenden Fachschaften und dem Verein.
** Abrechnung sollte im besten Fall vor der Ausrichtung passieren, damit die Teilnehmenden eine Bringschuld haben.
** Es wird der Hinweis gegeben, dass die Überweisungen auch falsch ankommen können. ** Auch die Abrechnung mit dem BMBF muss über das Finanz Resort abgewickelt werden.
** Finanz-Ressort hat auch nach der Konferenz noch am meisten Aufgaben zu erledigen. Dabei geht es auch um das Schreiben von Mahnungen usw.
* Rahmenprogramm
** Insbesondere Personen zuständig für die Spätschicht sollte nicht morgens früh wieder anfangen müssen.
** Hinweis, dass auch eine Helfendenbetreuung sinnvoll ist. Es werden oft meistens mehr als 20 Personen benötigt um die BuFaK zu organisieren.
==Grundordnung==
Es wird auf die Paragraphen der BUFAK Grundordnung verwiesen. Dabei wird genau auf die Strukturelemente eingegangen.
* Tipp: wenn im Sommersemester mögliche Feiertage wie Himmelfahrt eingeplant werden, können dadurch Schwierigkeiten für Räumlichkeiten vermieden werden.
* Bei den verpflichtenden Beschreibungen sollte klar werden, was aus den Vorträgen mitgenommen werden solle
* Für den Fall, dass nicht genügend Helfende vorhanden sind, können am ehesten in Barcamps auf die Protokolle verzichtet werden.
* Es darf für eine Nicht-Teilnahme an Pflichtveranstaltung eine Strafe von 30€ gestellt werden.
== Diskussionsrunde==
* Auch die ausrichtende Fachschaft entsendet Delegierte
* Head Orga sollte eher als Springer eingesetzt werden, als fest in den Helfendenplan eingebunden zu werden
* Teilnehmendenvereinbarung hilft um einen Rahmen abzustecken, zum Beispiel Konfetti Klausel
* Meilensteinplan hilft in dem Planungsprozess, dabei sollte immer rückwärts gerechnet werden!
=== Helfendeneinsatz===
Für das Frühstück sollten bis zu 10 Leute ab 7 Uhr eingeplant werden, wenn um 8 Uhr gefrühstückt werden solle Es wird der Hinweis gegeben, eine “Brühe-Person” anzusetzen. Wenn das Frühstück nur im Hotel angeboten wird, sollte das 24h Buffet später öffnen um die Teilnehmenden zum Frühstück zu bringen.
===Länge von Workshops===
Insbesondere wenn Externe Referent*innen anreisen, sollten zwei Stunden angesetzt werden, damit Zeit für Vorstellungsrunde und Fragen besteht.
Je länger der Workshop, desto einfacher ist es für die Orga die Räume zu buchen, insbesondere bei parallelen Lehrveranstaltungen. Allerdings kann es dadurch zu Leerläufen kommen.
Input Slots, die nur zum referieren dienen können kürzer gehen, da dort nur referiert wird. Die Workshops sollte immer auch Fortgeschrittenen-Themen anbieten, insbesondere für Personen, die schon länger in der Fachschaft arbeiten.
===Besetzung von Ressorts===
Ob eine Head-Orga sinnvoll ist, ist abhängig davon, wie die Fachschaft organisiert ist. Im Grundsatz ergibt sich irgendwann eine Head Orga, je früher man damit plant, desto einfacher ist die Umsetzung. Sonst sollten in den meistens Ressorts 2 Personen eingeplant sein, gerade dann wenn mehrere Orte betreut werden müssen.
Dabei ist es für die Fachschaft sinnvoll sich auch an bestehenden Teams wie der O-Phase zu orientieren.
=== Bewerbung für die BuFaK===
Die Bewerbung läuft über einen Antrag. Häufig wissen die Fachschaften schon vorab dass sie sich bewerben möchten und können etwas vorbereiten um sich bei der Bewerbung zu präsentieren. Wenn sich mehrere Fachschaften bewerben, entscheidet die Mehrheit. Es kann sich für bis zu 3 Semester im Voraus beworben werden. In dem Fall, dass die Fachschaft die Konferenz nicht stemmen kann, ist die Betreuung als Hilfestellung vor Ort.
*Keine BuFaK wird so, wie sie am ersten Tag geplant wurde!
=== Anreisetag===
Es kommt die Frage auf, ob die Anreise mit dem Hotel vorab geregelt werden kann, wenn das Hotel direkt am Bahnhof ist. Der Hinweis kommt auf, dass viele Hotels erst einen Check In ab 15 Uhr anbieten.
== Abschlussevaluation==
